Kurzfassung in 30 Sekunden
- Zielgruppe: KMU mit vielen Angebotsanfragen per E-Mail.
- Input: E-Mail mit Anfrage, ggf. mit Anhängen.
- Output: Angebots-PDF + vorbereitete Antwortmail + optionale DMS-Ablage.
- Nutzen: Schnellere Reaktion, weniger manuelle Schritte, konsistente Angebotsdokumente.
Ein alltägliches Problem
Anfragen wie „Bitte senden Sie uns ein Angebot für 200 Stück Typ X“ landen per E-Mail. Doch die interne Bearbeitung ist oft langsam, uneinheitlich oder intransparent. Ein Angebotsagent kann genau hier helfen: standardisierte Informationen erkennen, Vorlagen befüllen und eine professionelle Antwort vorbereiten.
Lösung: Schritt für Schritt
E-Mail-Eingang überwachen
IMAP-Postfach scannen und relevante Anfragen nach Schlagwörtern oder Empfängeradresse filtern (z. B. angebote@firma.ch).
Inhalt extrahieren & analysieren
Mit LLM-Unterstützung werden Kundenname, Produkte, Mengen, Fristen etc. extrahiert und als strukturierte Daten aufbereitet.
Angebotsdokument erzeugen
Eine PDF-Vorlage wird automatisch mit den extrahierten Daten befüllt – inklusive Preise, Fristen und ggf. Gültigkeit.
Antwort-E-Mail generieren
Eine freundliche, individualisierte Mail mit dem Angebot im Anhang wird vorbereitet – versandbereit oder zur manuellen Freigabe.
Ablage & Nachverfolgung
Angebot und Mail werden archiviert, optional im DMS abgelegt, zur späteren Nachverfolgung und Transparenz.
Der Fluss im Überblick:
Angebotsdokument erzeugen
das erstellte Angebot
Ablage & Nachverfolgung
Technischer Ablauf
- Automation: n8n, Node.js, FastAPI, Python
- Textanalyse: GPT-5,Mistral 7B, Ollama (lokal möglich)
Nutzen auf einen Blick
- Schnellere Angebotszyklen – auch bei hoher Anfragezahl
- Standardisierte, fehlerfreie Angebotsinhalte
- Weniger Copy/Paste und manuelle Doppelarbeit
- Klare Nachvollziehbarkeit im Archiv / CRM
- Geringer Aufwand für Einrichtung – hohe Wirkung
Datenschutz & Betrieb
Berücksichtigen Sie bitte, dass für den Betrieb von lokalen LLMs eine gewisse Infrastruktur erforderlich ist.
- On‑Premise‑fähig: Lokaler Betrieb via z.B. Docker möglich
- Keine Cloud-Pflicht: Verarbeitung vollständig intern, wenn Infrastruktur vorhanden ist.
- Transparenz: Angebote & Mails dokumentiert und archiviert
Fazit
Angebotsanfragen sind oft der Einstieg in eine Geschäftsbeziehung. Mit einem Angebotsagenten automatisieren Sie diesen Prozess – ohne ihn zu entmenschlichen. Schnell, strukturiert und mit dem richtigen Maß an Individualität.
Ich zeige Ihnen gerne, wie dieser Agent auch in Ihrem Unternehmen funktioniert – modular, datenschutzkonform und budgetbewusst. Solche Agenten lassen sich übrigens auch in anderen Bereichen einsetzen: für Dokumentenverarbeitung, Entscheidungsunterstützung, Freigaben oder Datenabgleiche. Die Möglichkeiten sind vielfältig – und oft überraschend pragmatisch.